Nous avons abordé il y a quelques jours les grands principes du contrôle de gestion adapté
aux services de communications électroniques.
Dans un contexte technique et financier de plus en plus complexe, il devient primordial de disposer d’une vision claire et précise des dépenses de communications électroniques, et ce avec plusieurs objectifs :
- Traquer les erreurs de facturation
- Optimiser le parc, faire évoluer les abonnements
- Disposer des éléments de base pour une bonne mise en concurrence
Nous vous proposons aujourd’hui d’aborder de manière générale le vaste sujet de la maîtrise des dépenses. Le premier point est le contrôle et l’analyse des factures.
Un coût de traitement important….
Nous savons tout d’abord que le coût global de traitement d’une facture est relativement élevé.
Il est en effet évalué à 13€, comme le montre le schéma suivant :
Estimation du coût de traitement standard d’une facture reçue (source Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess)
Sur l’ensemble du circuit de vie d’une facture reçue, près de 42% des coûts sont représentés par l’étape de validation. Cette étape, même coûteuse, est essentielle car elle permet de certifier le service fait et de débusquer les éventuelles erreurs de facturation. En outre, en moyenne, la gestion des litiges est évaluée à 14% du coût total de traitement.
En mettant un place un système de validation et de contrôle des factures, les foyers de coûts induits représentés par ces deux étapes peuvent être notablement réduits.
…des erreurs de facturation…
Des sources aussi diverses et pertinentes que le Cigref, le CRESTEL, l’ETSI * ou bien encore notre propre expérience avancent des taux d’erreur dans les factures de l’ordre de 10à 15%.
Ces erreurs sont généralement de plusieurs types :
- Erreur de tarification appliquée (prix unitaire, non-application des remises contractuelles)
- Erreur de périmètre (non-prise en compte ou retard de prise en compte de la facture
- Défaut de structure / présentation de la facture
Il convient donc de mettre en œuvre un système de contrôle des factures qui prend en compte chacun des volets évoqués ci-dessus, donc les tarifs et les périmètres techniques.
Sachant qu’en moyenne une ligne mobile professionnelle coûte environ 50€ HT/mois et une ligne fixe 35€HT/mois, et que le taux d’erreur est de 10 à 15%, quelles économies pensez-vous pouvoir réaliser à travers le contrôle des factures ?
Ne manquez pas notre prochain épisode où nous vous parlerons de l’importance de la gestion de parc.
A très bientôt
*CIGREF : Le CIGREF, réseau de Grandes Entreprises, est une association créée en 1970. Il regroupe plus de 130 grandes entreprises et organismes français dans tous les secteurs d’activité (banque, assurance, énergie, distribution, industrie, services…). Le CIGREF a pour mission de « promouvoir la culture numérique comme source d’innovation et de performance ». http://www.cigref.fr/
ETSI : The European Telecommunications Standards Institute (ETSI) produces globally-applicable standards for Information and Communications Technologies (ICT), including fixed, mobile, radio, converged, broadcast and internet technologies. http://www.etsi.org
CRESTEL : Par sa démarche associative et indépendante, son souci de produire une réflexion collective en prise avec la réalité de terrain,CRESTEL propose aux décideurs et exploitants de réseaux télécoms d’entreprise un espace d’échange incomparable et convivial pour conforter leur choix et leurs décisions, et les aider dans l’exercice de leur métier. http://www.afutt.org/CRESTEL/index.html