Nous avons vu lors de précédent billets, que le contrôle et l’analyse des factures peuvent apporter de nombreux bénéfices tant dans la correction d’erreurs que dans la connaissance du périmètre technique et son optimisation.
Mais comment faire pour obtenir de tels résultats ?
Les factures des opérateurs sont rarement assez complètes sous format papier pour obtenir une précision suffisante.
Pour permettre une connaissance optimale des éléments de facturation et afin de mettre en place un système de veille et de correctifs, plusieurs solutions peuvent être mises en place :
- Un outil de taxation :
Un outil de taxation permet à l’utilisateur d’exploiter les données de son serveur voix de transmettre un certain nombre d’informations parmi lesquelles les données de trafic (détail des appels, coût, volumétrie…) et d’en ressortir des statistiques relatives à ces appels entrants et sortants, dont la granularité peut aller jusqu’au poste.
Ces outils, liés aux systèmes, permettent des collecter des informations précieuses, mais ne concernent que les raccordements équipés de serveurs voix.
- Les outils des opérateurs :
Les opérateurs fournissent actuellement divers types d’outils d’aide à la gestion. Dans la plupart des cas, ces outils sont sous la forme de détail des appels (la FADET – facture détaillée), de rapports pré-formatés assez peu retraitables, et dans certains cas la couche applicative de ces outils permet le paramétrage du reporting que l’on souhaite retirer. Les outils sont souvent gratuits mais peuvent être également payants.
Ces informations sont complètes et la plupart du temps fiables, puisqu’issues du système de facturation des opérateurs. Toutefois, elles ne permettent pas d’obtenir une vision globale des coûts et volumétries, particulièrement quand l’entreprise a recours à plusieurs opérateurs.
- Un outil de TCM / TEM (Telecom Cost Management / Telecom Expenditure Management)
Les outils de TCM permettent de collecter des informations de facturation et éventuellement de taxation et de les retraiter selon des paramètres pré-définis. Ils produisent des tableaux de reporting avec un degré de granularité variable en fonction des capacités du logiciel.
Il convient donc dès lors qu’on opte pour un outil de marché, de s’assurer que leur modularité et leur paramétrage répondent aux besoins propres.
- Le recours à un prestataire extérieur
« Il peut également être nécessaire de se faire aider par un prestataire de service aguerri à ces analyses qui dispose d’une méthodologie et des outils qui permettront la construction d’un tableau de bord détaillé à l’attention des gestionnaires et des rapports synthétiques pour les dirigeants . » (source : « La maîtrise des budgets télécoms » – CRESTEL)
Dans ce cadre, c’est l’assurance d’une prestation sur mesure qui peut être assortie d’un accompagnement à l’analyse et à l’optimisation
Quel que soit votre choix, il faut en tout état de cause éviter de mettre en place un système lourd même très efficace, si personne ne peut l’exploiter.
A très bientôt pour un nouvel épisode de notre saga de l’été « l’optimisation des dépenses de télécommunications »